Чтобы добиться крутого результата в тандеме «ивентер и прокатчик», рекомендуем использовать несколько простых правил:
1) Грамотно составленное техническое задание (ТЗ) «Заказчик –> Организатор –> Технический подрядчик» уже решает бОльшую часть всех возможно внезапно появившихся проблем (дата, размер заложенного бюджета, место проведения, количество людей, сроки, пожелания по технике, желаемый результат).
2) Утверждение спецификации оборудования и сметы по мероприятию (схемы рассадки, чертежи, визуализации), схематичный план площадки (порталы, фермовые и сценические конструкции, пультовые, генераторы, сетевые раздачи и т.д.).
3) Встреча на площадке за несколько недель до мероприятия вместе с режиссером, декораторами и инженерными службами.
4) Постарайтесь заранее (до начала мероприятия!) получить и проверить весь корпоративный контент от Заказчика (видео, аудио материалы), которые необходимо будет использовать на событии (вдруг потребуется конвертация файлов, моделирование или монтаж) во избежание технических проблем с флешками, файлами не того разрешения, общим запуском и т.д.
5) Согласование сроков монтажа и демонтажа, количество технических специалистов, обслуживающих само мероприятие.
6) Проверка документов по безопасности (протоколы поверки электрокабельного хозяйства, допуски персонала на работу с электричеством и высотные работы, поверки и сертификаты на подъемные механизмы и такелаж).
7) Проведение саундчеков, прогонов и репетиций!!!
8) У технических служб обязательно заранее должен быть на руках сценарий мероприятия.
9) Рекомендация: стараться выделять спец. места для курения и отдыха тех. персонала, не забывать решать вопрос с питанием, оговаривать рекомендованный стиль (цвет, форма - рубашка, футболка, поло) или заказывать фирменную промо одежду.
10) Проверять лицензии и законность пиротехнического оборудования внутри помещения.
11) Наличие огнетушителей на площадке обязательно!!!
Это, конечно, не полный список, деталей для внимания намного больше, но решение даже этих вопросов уже упростят всю организацию, что приведет к отличному результату!
